Krimp en bezuiniging:
een nieuw fenomeen
Dit voorjaar heb ik een bijdrage geleverd aan de leergang ‘Meer
Doen Met Minder’ van de Dyade Academy i.s.m. Nyenrode. De deelnemers waren voornamelijk
bestuurders en directeuren uit het primair en voortgezet onderwijs. Bij de
intakegesprekken werd één gezamenlijke noemer duidelijk. Bijna alle scholen
worden geconfronteerd met een krimpend leerlingenaantal en teruglopende
budgetten. De bestuurders geven aan dat ze dit nog niet eerder hebben
meegemaakt. De afgelopen jaren stegen de leerlingaantallen en werd er steeds
meer geld uitgetrokken voor onderwijs. Aan deze vette jaren is al een poosje
geleden een eind gekomen. Dat is uniek voor het onderwijs en went maar
moeilijk.
Complicerende factor:
scholen leiden verlies
Bovendien werd duidelijk dat veel scholen, soms al een
aantal jaar, een negatief exploitatieresultaat kennen ofwel verlies leiden. De
bestuurders zijn kennelijk overvallen door deze ontwikkelingen en nog niet in
staat geweest de stijgende lasten in overeenstemming te brengen met de dalende
inkomsten. Iedereen die de exploitatie van een onderwijsinstelling kent, weet
dat je dergelijke ombuigingen niet in één jaar kan realiseren. Veel lasten
hebben een vast karakter en die laten zich niet op korte termijn beïnvloeden. Tijdig
starten met het formuleren van maatregelen met een meerjaren karakter is daarom
noodzaak.
Bezuinigen is lastig:
scholen leiden meer verlies dan begroot
Zorgwekkend is bovendien dat het overgrote deel van scholen
een groter verlies kent dan in de begroting is opgenomen. Kennelijk wordt het
weerbarstig karakter van deze vaste lasten toch nog onderschat. Krijgt
professor Don toch nog gelijk?
Het goede nieuws is dat veel scholen een appeltje voor de
dorst kennen. Als we kijken naar onder meer de kapitalisatiefactor van scholen,
dan kan je constateren dat veel scholen een aantal jaren van verlies kunnen
opvangen. Dat biedt gelukkig tijd voor een groot deel van de scholen. Een klein
deel kent deze luxe niet. Daar is snel ingrijpen noodzakelijk om een mogelijk
bankroet te voorkomen.
Natuurlijk geldt ook voor de wat rijkere scholen dat
uiteindelijk de kosten in balans moeten komen met de inkomsten. Dat gaat niet
vanzelf en is helaas ook geen probleem dat in de toekomst vanzelf verdwijnt.
Immers, de tijd van een toenemend onderwijsbudget lijkt nog erg ver weg.
Er is geen panklare
oplossing: maatwerk vereist
De ervaring leert dat er helaas geen panklare oplossing is
die voor iedere school leidt tot een sluitende begroting. Een goede analyse van
de huidige situatie en advies over de te nemen maatregelen, vergt tijd en
aandacht. Inschatting van het te realiseren effect vergt bovendien diepgaande
kennis van bedrijfsvoering en financiën. Voer voor specialisten dus, want
bijvoorbeeld maatregelen die leiden tot een reductie van personeel zijn aan
strenge CAO eisen onderhevig. Zorgvuldige planning en diepgaande analyse van de
bezetting is daarom vereist. Soms komt de oplossing uit een verrassende hoek,
zo blijkt uit diverse casestudies van klanten die al eerder geconfronteerd
werden met financiële tekorten.
Onzekerheid leidt tot
onrust….
Ik kan me voorstellen dat bestuurders een onzeker gevoel
hebben. Vaak moet men het doen met financiële overzichten die slechts een beeld
geven van het verleden. Daarmee constateer je dan dat er weer meer geld is
uitgegeven dan er binnenkomt. En daar word je niet bepaald rustiger van.
Zeker niet als er geen concrete maatregelen zijn
geformuleerd die leiden tot opheffing van het tekort.
Ook niet als je niet zeker weet of de maatregelen wel
afdoende zijn en in de toekomst zorgen voor een sluitende begroting.
En al helemaal niet als je niet weet wanneer de bodem van de
schatkist in zicht komt: over drie maanden of over vijf jaar?
Je kunt dan rustig vast stellen dat je niet ‘In Control’
bent. Je bent niet langer in staat om de belangrijkste doelstelling van een
organisatie te realiseren, namelijk het garanderen van de continuïteit van de
instelling. Herhaalde exploitatieverliezen leiden, zonder adequate maatregelen,
uiteindelijk altijd tot financiële problemen. De school kan de salarissen en de
leveranciers niet meer betalen. Er ontstaat een liquiditeitsprobleem. En dan is
het te laat, zeker voor de verantwoordelijke bestuurder.
Bepaal urgentie en
omvang: begroting ongewijzigd beleid
Het is daarom zaak om eerst een meerjarenbegroting bij
ongewijzigd beleid door te rekenen: wat gebeurt er als we niets doen? Daarmee
wordt niet alleen de urgentie van maatregelen duidelijk (hoe snel moeten we
ingrijpen?) maar kan ook de omvang van de ombuiging worden bepaald (hoe diep
moeten we gaan?). Door niet alleen een exploitatiebegroting op te stellen maar
ook een begroting voor de balans, ontstaat bovendien een compleet beeld over de
toekomstige financiële gezondheidstoestand van de organisatie: liquiditeit en
solvabiliteit.
Zorg voor
(nacht)rust: Bepaal maatregelen en bereken het effect
Nu duidelijk is geworden hoe diep moet worden ingegrepen en
hoe snel, kunnen maatregelen worden geformuleerd. Cruciaal daarbij is een goede
berekening van het (meerjaren) effect van de maatregelen. Een dergelijke
berekening begint bij het gedetailleerd vaststellen en met elkaar delen van de
veronderstellingen. Immers, pas als iedereen het eens is over de
veronderstellingen die zijn gebruikt bij de inschatting van het effect, krijgen
maatregelen pas betekenis. Men herkent zich dan in de maatregelen en is daarmee
ook sneller geneigd een bijdrage te leveren aan de uitvoering.
Rol van de controller
in het onderwijs
Het maken van een begroting ongewijzigd beleid, het bepalen
van de effectiviteit van maatregelen en het opstellen van een begroting met
gewijzigd beleid, is voer voor specialisten. Deze specialisten, controllers,
moeten bovendien kennis en ervaring met het onderwijsveld hebben. Immers de
maatregelen die een beursgenoteerde onderneming zoals een bank neemt, zijn vaak
niet van toepassing op een onderwijsinstelling. Deze is immers gehouden aan
allerhande CAO regels en heeft bovendien banden en verplichtingen met centrale
en lokale overheid. Daarom is mijn stelling dat controllers in het onderwijs,
of onderwijscontrollers (niet te verwarren met onderwijsinspecteurs) een
belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het op orde brengen van de financiën in
het onderwijs.
Zelf doen of inhuren?
Lang niet iedere onderwijs instelling heeft de middelen om
een eigen onderwijscontroller aan te nemen. Dat hoeft ook niet, immers deze
specialisten zijn ook voor een beperkt aantal uren per week in te huren. Daarbij
is het van belang vast te stellen welke ervaring en kennis de controllers
hebben van het onderwijsveld.
Het inhuren van een controller uit een professionele
organisatie heeft bovendien als voordeel dat de controller zich regelmatig
bijschoolt, vakinhoudelijk wordt aangestuurd en regelmatig kennis uitwisselt
over nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en in de onderwijssector. En dat
is, zo blijkt uit mijn persoonlijke ervaring, met een eigen controller lang
niet altijd het geval.
