Posts tonen met het label ROC van Amsterdam en Flevoland. Alle posts tonen
Posts tonen met het label ROC van Amsterdam en Flevoland. Alle posts tonen

vrijdag 12 juni 2015

De wijsheid van de groep

Reünie “Route 66”
In mei organiseerde ik een reünie voor mijn ‘maatjes’ van Route 66, het veranderingsprogramma van het ROC van Amsterdam & Flevoland. Ik was erg benieuwd welke blijvende resultaten het programma had opgeleverd voor het onderwijs in Amsterdam en Flevoland. Natuurlijk was het ook weer leuk om mijn oud-collega’s (we hebben allemaal hetzelfde bouwjaar 1966) te ontmoeten en herinneringen op te halen.

Ik ben erg enthousiast over de blijvende fundamentele verandering die deze beweging in gang heeft gezet. Er is echt een positieve ontwikkeling ingezet die bijdraagt aan het welbevinden van personeel, directie en management. Bovendien is er veel meer aandacht voor het onderwijs en voor de leerlingen. Ook heeft de organisatie belangrijke stappen gemaakt in de ontwikkeling naar een lerende organisatie. Het zelf georganiseerde Action Learning programma ‘Theory U Experience’ waar ieder jaar tientallen collega’s aan deelnemen is daar een mooi voorbeeld van.

Theory U – Ricardo Semler – Stephen Covey
De aanpak van Route 66 is gestoeld op de principes van Theory U en richt zich met name op het teruggeven van eigenaarschap van en verantwoordelijkheid voor het onderwijsproces. De basis wordt gevormd door het geven van vertrouwen, het loslaten van de verantwoordelijkheid en soms, conform de ideeën van Ricardo Semler, het niets doen om te zien hoe de groep het oplost. Er wordt veel overgelaten aan de wijsheid van de groep. Niet de leiders van de organisatie lossen de vraagstukken op, maar de leden van de groep, soms individueel en soms gezamenlijk. Er worden geen grote veranderingsprojecten gestart, in tegendeel, de verandering begint, middels prototypes, met kleine verbeteringen die op eenvoudige wijze kunnen worden gerealiseerd door de leden van de groep: “Wat kan jij doen om deze verbetering morgen te realiseren?”. Veel kleine veranderingen, mits juist gericht, leiden immers ook tot een grote verandering. De kans op succes is echter vele malen groter. Ook het gedachtengoed van Stephen Covey, waaraan in dit Dyade Magazine aandacht wordt besteed, is van grote invloed geweest op de visie op leiderschap.

De kracht en wijsheid van de groep
Wat me in deze veranderingsprocessen steeds weer positief heeft verrast, is de enorme kracht van de wijsheid van de groep. Als een leider durft los te laten en durft te vertrouwen op de kwaliteit van zijn team, dan wordt al snel zichtbaar dat de groep uitstekend in staat is om vraagstukken op te lossen. De groep zal zich meer betrokken voelen bij het vraagstuk en zich committeren aan de oplossing. En dat is wat mij betreft de belangrijkste les uit Theory U. Als je werkelijk verbonden bent met het vraagstuk en je voelt diep in de oorsprong van je bestaan dat jij deel bent van de verandering, dan ben je als individu en als groep tot veel in staat. Dan heb je maar vier mensen nodig om een verandering te realiseren in een organisatie van meer dan vierduizend mensen. Joseph Jaworski heeft hier een mooi boek over geschreven: ‘Oorsprong’. Een aanrader voor leiders die diepgaande en fundamentele verandering willen realiseren.


Route 66 bij ROCvA
In 2011 is bij het ROC van Amsterdam de beweging Route 66 geïntroduceerd. Hierin is een aantal collega’s actief, die geïnspireerd door voorbeelden van excellente organisaties werken aan het vergroten van betrokkenheid en eigenaarschap van professionals binnen de eigen organisatie. Route 66 heeft een aantal resultaten en inzichten opgeleverd. Er zijn nieuwe werkvormen ontwikkeld die kaders doorbreken en er is opnieuw gezocht naar de drijfveren van de organisatie. Hiervoor werd de missie opnieuw geformuleerd en is eind 2011 een start gemaakt met Internal Branding.





woensdag 20 juli 2011

Afscheid nemen met een cultuurverandering?

Cultuurverandering volgens route 66
Binnen het ROC van Amsterdam en ROC Flevoland ben ik één van de leden van een groepje van 6 enthousiastelingen die een traject zijn gestart om een fundamentele verandering binnen de organisatie realiseren. We hebben dit groepje 'route 66' genoemd naar het geboortejaar van de initiatiefnemers van deze beweging.
Route 66 beoogt een kwaliteitsverbetering te realiseren terwijl de beschikbare financiële middelen in rap tempo afnemen. Een schijnbaar onmogelijke opgave, waarvoor toch een oplossing blijkt te zijn. De Raad van Bestuur en het MT hebben het gedachtegoed van route 66 aan het begin van dit jaar omarmd. De afgelopen maanden zijn we daarom een 'road show' gestart om alle managers van de organisatie het gedachtegoed van Route 66 uit te leggen. We gebruiken 'Theory U' in het programma, met name om een aantal punten duidelijk te maken:
  • Verandering begint bij jezelf: 'If I can't see, I'm part of the problem, I can't be part of the solution'. John Mayer heeft hier een mooi liedje over geschreven: "waiting on the world to change".
  • Grote veranderingsprogramma's werken niet: Zoek het in de kleine veranderingen die je morgen kunt doorvoeren: als iedereen kleine veranderingen doorvoert, ontstaat er een grote verandering in de organisatie.
  • 'There is no alternative for working with good people': als je geen goede mensen hebt, houdt alles op. Stringent selecteren en investeren in de ontwikkeling van personeel is dus ongelooflijk belangrijk voor onze organisatie
  • Alles staat en valt bij aandacht: aandacht voor de studenten en aandacht voor elkaar.
Het gedachtegoed wordt erg enthousiast ontvangen. Er ontstaan overal in de organisatie leuke kleine initiatieven die mensen motiveren en inspireren.

Route 66 voor dienst Financiën
Afgelopen donderdag ben ik met mijn team van Financiën (pl. 40 mensen) de weg van Route 66 ingeslagen. Het werd een prachtige dag bij het 'Rijk van de Keizer' (aanrader!) in Geuzenveld/Amsterdam. Het was mooi om te zien hoe aandacht voor elkaar, bijvoorbeeld door middel van een echte dialoog tussen collega's, kan leiden tot nieuwe energie en inspiratie. Dit leidt tot een aantal kleine initiatieven om intensiever met elkaar samen te werken. De collega's van de dienst hebben deze ideeën zelf ontwikkeld en zijn ook zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. Er is een hele reeks van initiatieven geformuleerd. Voorbeelden daarvan zijn:
  • Er is afgesproken om één keer per week 's morgens met zijn allen bij elkaar te komen en even te vertellen wat je vorige week hebt gedaan en wat je de komende week van plan bent te gaan doen (stand up meeting). Andere collega's kunnen daarop laten weten of zij kunnen helpen. Goed voor de samenwerking en goed voor de sfeer. Zo blijft men ook goed geïnformeerd over hetgeen er binnen de dienst speelt.
  • Aanspreken op gedrag: men heeft afgesproken dat men elkaar zal aanspreken op het niet nakomen van afspraken. Erg belangrijk voor een financiële afdeling die werkt met deadlines ten aanzien van onder meer rapportages en begrotingen.
  • De collega's zullen zelf een kerngroepje vormen voor het vervolg op Route 66 binnen de dienst Financiën. Dit groepje stimuleert nieuwe initiatieven, evalueert de resultaten van initiatieven en houdt daarmee het gedachtegoed van Route 66 levend.
Afscheid van het ROC
Het was tevens mijn afscheid van mijn dienst Financiën bij het ROC van Amsterdam en ROC Flevoland. Ik ga per 1 september werken bij Dyade, de dienstverlener van het onderwijs. Hoe mooi kan je afscheid zijn? Een mooie inspirerende bijeenkomst met alle mensen van de dienst Financiën, waar ze zelf het initiatief nemen om de toekomst van de dienst vorm te geven. Volgens mij kan je dan met een gerust hart afscheid nemen, ze hebben mij niet meer nodig. Ze zijn zelf heel goed in staat om de kwaliteit nog verder te verbeteren.

dinsdag 28 juni 2011

Een robuust begrotingsproces zonder spreadsheets?

Spaghetti structuur
Iedereen is het in het financiële vakgebied wel eens tegen gekomen: Een begroting die bestaat uit een groot aantal spreadsheets die onderling aan elkaar gekoppeld zijn. Het gevaar is ook bekend. Koppelingen die verbroken zijn, onjuiste verwijzingen, etc. Vaak is het systeem ook zo complex dat je optredende veranderingen niet meer kunt verklaren. Consolidatie van deelbegrotingen is vaak handwerk en dus foutgevoelig. Uiteindelijk ontstaat een wirwar van koppelingen, spreadsheets en gegevens die steeds meer op een berg spaghetti gaat lijken.

Toenemende complexiteit
Bij het ROC van Amsterdam & Flevoland was dit ook het geval, tot grote frustratie van onder meer de afdeling Planning en Control. Daar moest verbetering in worden gebracht om te voorkomend dat het begrotingsproces op een dag krakend tot stilstand zou komen. De organisatie werd immers groter, het aantal budgethouders nam toe en de middelen met een doelbestemming vormen een steeds groter aandeel van de inkomsten. Dat maakt het begrotingsproces complexer dan ooit.

Maken of kopen?
In 2010 is daarom het initiatief genomen een nieuw systeem aan te schaffen of te ontwikkelen. We hebben eerst de markt verkend en kwamen al snel tot de conclusie dat er geen applicatie beschikbaar was voor onze beperkte behoeften. Immers, het begrotingsproces binnen het onderwijs kent specifieke behoeften, maar is niet bijzonder complex. Er zijn wel applicaties beschikbaar maar die zijn zo complex (en duur!) dat we daar voor terugschrokken. Uiteindelijk hebben we besloten dat we een eigen applicatie zouden ontwikkelen die helemaal aan onze wensen voldoet. We besloten tevens dit via de Agile methode te doen en de software in India te laten ontwikkelen (zie mijn eerdere blogpost over dit onderwerp).

Nieuwe budgetapplicatie
In januari zijn we gestart met de ontwikkeling van onze budgetmodule. Het begrotingsproces kent een topdown/bottomup karakter. Eerst worden de beschikbare middelen verdeeld en middels de doorbelastingsystematiek de bijdragen aan de centrale budgetten/diensten vastgesteld. Vervolgens kunnen de bedrijfsonderdelen binnen dit kader de begroting opstellen. Daarbij is een aantal slimme invoermethoden toegevoegd om inkomsten en kosten te verdelen over kostenplaatsen (via verdelingsscenario's) en over begrotingsmaanden. Dit zorgt ervoor dat het handmatige invoerwerk tot een minimum wordt beperkt. De doorbelastingssystematiek bijvoorbeeld voor huisvesting op basis van vierkante meters, wordt volledig ondersteund.

Versiebeheer
In het begrotingsproces is opgenomen dat het centrale begrotingskader op twee momenten wordt aangepast, namelijk zodra de eerste bekostigingsbrief is ontvangen en rond 1 oktober als duidelijk wordt hoeveel studenten zich voor het schooljaar hebben ingeschreven. Het systeem ondersteunt daarom ook  versiebeheer. Niet alleen op organisatieniveau maar ook op het niveau van de bedrijfsonderdelen. Zo kunnen budgethouders ook verschillende versies van de begroting maken.

Gebruikersrechten
Uiteraard is ook het beheer van gebruikersrechten goed georganiseerd. Het systeem is zeer transparant maar de rechten voor het muteren van de begrotingsgegevens zijn gekoppeld aan de verschillende gebruikersrollen in het begrotingsproces.

Maken van prognoses
De module zal ook het maken van prognoses gaan ondersteunen. Door gebruik te maken van de laatst bekende realisatiegegeven en de begrotingscijfers voor de toekomstige perioden, kunnen budgethouders snel een prognose maken.

De begrotings- en prognosemodule zal voor de begroting van 2012 in gebruik worden genomen. Daarmee heeft de financiële discipline een nieuw stuk gereedschap waarmee het begrotingsproces minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig is geworden.

Ook te gebruiken voor andere onderwijsinstellingen
Uit diverse gesprekken is gebleken dat andere onderwijsinstellingen worstelen met soortgelijke problemen in het begrotings- en prognoseproces. De ontwikkelde applicatie kan ook worden ingezet in andere scholen of zelfs in andersoortige organisaties met een soortgelijk begrotingsproces.Het systeem is eigendom van het ROC van Amsterdam.

maandag 27 juni 2011

nieuwbouw binnen budget: hoe dan?

Nieuwbouw vooralsnog op tijd én binnen budget
De nieuwbouw vordert gestaag bij het ROC van Amsterdam. Alles loopt vooralsnog volgens plan, ook financieel. We verwachten binnen het budget te blijven. Een mooi resultaat waar Jos Bakker, directeur Huisvesting verantwoordelijk voor is. In deze blogpost een korte beschrijving van de ervaring van het ROC van Amsterdam en de maatregelen die zijn genomen om dit te bereiken.

Programmabureau
Dat het nieuwbouwprogramma zo goed loopt, is niet vanzelfsprekend. Er is heel erg hard en zeer gedisciplineerd aan gewerkt, met name door het team van het Facilitair Bedrijf dat verantwoordelijk is voor de huisvesting.

Er zijn diverse maatregelen getroffen om het nieuwbouwprogramma te bewaken. Zo is er een programmabureau samengesteld dat toeziet op de vier nieuwbouwprojecten en de projectadministratie. Het programmabureau wordt gevormd door de directeur Huisvesting/Facilitair Bedrijf, de directeur Financiën, de controller nieuwbouw en een externe deskundige van Twijnstra en Gudde. Iedere twee weken komt het programmabureau bij elkaar om de voortgang en de risico's te bespreken. De werkwijze van het programmabureau is vastgelegd in de administratieve organisatie. Zo is de taakverdeling en de verantwoordelijkheid van een ieder duidelijk gemaakt. Besluitvorming vindt plaats volgens de regels van deze AO. Het programmabureau is het sluitstuk van de financiële beheersing van de projecten. Er zijn maatregelen genomen om dit mogelijk te maken.

Budgetbeheersing: meerjarennorm voor huisvestingslasten
In het meerjarenhuisvestingsplan van het ROC van Amsterdam is de norm voor de huisvestingslasten vastgelegd. Het aandeel huisvestingslasten in procenten van de baten is voor de lange termijn genormeerd. De huisvesting, inclusief de nieuwbouw, dient uit dit aandeel te worden bekostigd. Deze afspraken zijn dus leidend voor de jaarbegroting maar ook voor de nieuwbouwbudgetten.

Budgetbeheersing: tarieven per vierkante meter nieuwbouw
De budgetten van de nieuwbouwprojecten worden streng bewaakt. Alle onderdelen van het nieuwbouwbudget zijn uitgewerkt in budgetten per vierkante meter. Deze budgetten zijn gebaseerd op eerdere nieuwbouwervaringen en onder meer leidend voor de onderhandelingen met de projectontwikkelaars en aannemers. Het budget per vierkante meter voor het gebouw, de gebruikerswensen en de inventaris zijn a.h.w. heilig verklaard. De directeur Huisvesting en de directeur Financiën bewaken dat deze budgetten niet worden overschreden. Alle plannen voor de nieuwbouw moeten binnen dit financiële raamwerk passen. Ook meerwerk moet binnen de budgetten passen, anders gaat het meerwerk gewoon niet door! Iedereen is inmiddels doordrongen van deze spelregels en dat maakt dat men accepteert dat niet alles mogelijk is in het nieuw te bouwen pand. Er wordt vaak een beroep gedaan om creatief vermogen om oplossingen te verzinnen die binnen het budget passen.

Overigens zijn de budgetrisico's voor een groot deel overgenomen door de projectontwikkelaars.

Uitdagingen
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen voor het ROC van Amsterdam. Zo ging het oorspronkelijke nieuwbouwprogramma nog uit van een groei van het aantal studenten. Deze groei werd maar ten dele gerealiseerd en het huisvestingsplan diende bijgesteld te worden. De flexibiliteit van het plan was gelukkig al eerder getest waardoor het mogelijk werd om het aantal vierkante meters terug te brengen.

Nu er bezuinigd wordt op Educatie en Inburgering en er ook steeds minder (vrije) middelen beschikbaar zijn voor het MBO, zal opnieuw een beroep worden gedaan op de flexibiliteit van het huisvestingsplan. Gelukkig zit er nog voldoende ruimte in dit plan om te kunnen meebewegen op de golven van de financiële kant van het onderwijs. De systematiek van interne tarifering van het gebruik van huisvesting helpt daarbij. Budgethouders kunnen daarmee zelf hun huisvestingskosten reduceren als blijkt dat de inkomsten teruglopen.

dinsdag 24 mei 2011

de financiële gevolgen voor ROC's: MBO-actieplan 'focus op vakmanschap'

De financiële gevolgen van het MBO actieplan ‘Focus op vakmanschap’

Eerder schreef ik op deze blog al een samenvatting van het actieplan. In deze blogpost een financiële vertaling.

Nog niet alles is bekend
Ik heb geprobeerd voor de ROC’s een inschatting te maken van de lange termijn gevolgen van het actieplan ‘Focus op vakmanschap’. Nog niet alles is duidelijk over het actieplan. Zo is nog niet voor alle onderdelen van het plan duidelijk hoe de maatregelen worden verdeeld over de onderwijssectoren. Dit zal pas bij het bekend worden van de Rijksbegroting 2012 bekend worden. Helaas zijn veel scholen nu al bezig met de voorbereiding van het schooljaar 2011/2012 en daarmee met de begroting van 2012. Lastig als je nog niet weet waar je aan toe bent. Daarom maar eens een eerste voorzichtige inschatting.

In de volgende tabel wordt de inschatting voor het MBO deel weergegeven. Door het individuele aandeel in de rijksbekostiging te gebruiken, kunnen de gevolgen per ROC berekend worden.


























Daarmee lijken de gevolgen voor de eerste jaren niet zo groot. Pas in 2015 wordt een aanzienlijke bezuiniging bereikt. Echter, de ombuigingen worden wellicht niet volledig gecompenseerd  als de intensiveringsmaatregelen financiële verplichtingen zoals bestedingsdoelen met zich mee brengen. Als de ROC's gedwongen worden om de middelen aan bepaalde doelen te besteden, zal dit leiden tot bezuinigingen in andere delen van de begroting.

Nogmaals, dit blijft een persoonlijke inschatting, pas bij de presentatie van de begroting op prinsjesdag zal hopelijk meer duidelijk zijn.

Commentaar, vragen, opinies en aanvullingen zijn welkom.

woensdag 16 februari 2011

Zijn de medewerkers van de dienst Financiën tevreden?

Uitslag medewerkerstevredenheid onderzoek (MTO)
Iedere 2 jaar onderzoekt het ROC van Amsterdam de medewerkerstevredenheid. Afgelopen week werden daar de resultaten van het onderzoek bekend. Altijd weer een spannend moment voor het management team van de dienst Financiën. Naar aanleiding van de resultaten van het onderzoek in 2008 heeft de dienst onder meer tijd gestoken in themabijeenkomsten om de interne communicatie tussen de afdelingen te versterken, is er behoorlijk geïnvesteerd in scholing en mobilieit en is gestart met coaching van medewerkers.

Een wisselend beeld binnen de dienst Financiën
De uitslag is niet gemakkelijk te interpreteren. De algemene tevredenheid is maar net voldoende. De afdelingingen variëren van 5,6 tot 6,8. In 2008 was de algemene tevredenheid 6,9. Overigens is de respons wel bijna verdubbeld. Door de opzet van het onderszoek zijn de resultaten niet helemaal vergelijkbaar.

De tevredenheid op onderdelen is over het algemeen ruim voldoende:
  • De betrokkenheid varieert van 6,8 tot 8,3
  • Het plezier in het werk wordt gewaardeerd met een 6,9 tot 7,8
  • De samenwerking en de sfeer krijgt een 7,2
  • De inzet en motivatie is redelijk hoog van 7,1 tot 8,7
  • De eigen taak en werkzaamheden ligt tussen 7,1 en 7,7
  • De tevredenheid over de direct leidinggevende varieert van 6,7 tot 7,0
  • De werkomstandigheden van 7,0 tot 7,8
  • De arbeidsvoorwaarden van 7,2 tot 7,2
  • De scholing en mobiliteit van 6,8 tot 7,2
  • De interne communcatie van 4,8 tot 5,7
Bovenstaande waarderingen zijn over het algemeen hoger dan het gemiddelde van het ROC van Amsterdam. Op onderdelen is de tevredenheid toegenomen, de algehele tevredenheid is gedaald.

Zijn we blij met deze uitslag?
Ik ben persoonlijk niet tevreden met deze uitslag. Ik had gehoopt op hogere algemene waardering. Ik ben wel tevreden over de scores op onderdelen. We zijn over het algemeen goed gemotiveerd, werken in een prettige sfeer en waarderen onze eigen werkzaamheden en direct leidinggevende. Ook de arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden worden positief gewaardeerd. De mogelijkheden tot mobiliteit en scholing krijgen ook een voldoende. De interne communicatie moet veel beter.

En nu?
We zullen als team op zoek moeten gaan naar verbetermogelijkheden. Vooral de algehele tevredenheid en de interne communicatie verdienen aandacht. We zullen op werkoverleg en afdelingsbijeenkomsten met elkaar in gesprek gaan over hoe deze onderdelen verbeterd kunnen worden. We zullen dan ook moeten vaststellen of de wisselingen in het management van de dienst en de reorganisatie daar een rol bij hebben gespeeld.

Het MTO geeft dus stof tot gesprek binnen het team van financiën. Ik heb daar heel veel zin in!

vrijdag 4 februari 2011

Exact migratie geslaagd

De dienst Financiën heeft in de afgelopen maanden een migratietraject uitgevoerd voor de boekhoudapplicatie Exact. Tot voor kort werd gebruik gemaakt van een Exact versie op een Oracle-server. Oracle past niet langer binnen de ICT-standaarden van het ROC van Amsterdam.Bovendien was de server met Exact en PeopleSoft sterk verouderd. 

Afgelopen zomer is allereerst PeopleSoft op een nieuwe server gezet.  Vervolgens is Exact op een nieuwe server geïnstalleerd en de database Oracle vervangen door Microsoft SQL server. Dat het nodig was bleek in oktober, de oude server van Exact crashte en verstoorde het werk op de financiële administratie.
Met deze migratie zijn dus 3 problemen in één keer opgelost: Exact past weer in de standaarden, de server is vernieuwd en de performance problemen zijn voorbij.

In de laatste maanden van 2010 is hard gewerkt aan de migratie. Een team van interne medewerkers en specialisten van Advisie hebben de migratie voorbereid en uitgevoerd. Dit heeft niet geleid tot noemenswaardige verstoringen in de productie en kan daarom succesvol worden genoemd.

De migratie heeft de performance van Exact sterk verbeterd en levert bovendien besparingen op in de kosten van softwarelicenties. De migratie is bovendien geheel in lijn met het beleid van de krachtenbundeling ROCvA - ROCF dat gericht is op harmonisatie van automatiseringssystemen.

dinsdag 1 februari 2011

Digitaliseren inkoopfacturen succes

De afgelopen tijd heeft het ROC van Amsterdam gewerkt aan het digitaliseren van de inkoopfacturen. Sinds 2010 werken alle onderdelen van de organisatie met Proquro.

Slimme software
Facturen worden direct na ontvangst gescand en door middel van intelligente OCR-software wordt de factuur gekoppeld aan een leverancier, gebruik makend van unieke herkenningscriteria zoals bankrekening- of BTW-nummer. Dezelfde slimme software leest ook andere gegevens van de factuur. Dat scheelt de crediteurenadministrateur veel invoerwerk.

Inkoopfacturen kunnen in de papierbak
Vervolgens worden de facturen digitaal ter fiattering aangeboden aan de budgethouders. Na fiattering wordt de factuur betaalbaar gesteld. De administratie heeft ondertussen te allen tijde informatie over de status van de factuur: waarom en waar blijft de factuur in het proces hangen? Het maken van kopieën en het archiveren van facturen is verleden tijd: de belastingdienst heeft ingestemd met het digitaal archiveren van facturen. Facturen kunnen dus na verwerking in de papierbak.

Winst in de krachtenbundeling
In januari is ROC Flevoland gestart met het digitaliseren van inkoopfacturen met Proquro. De ervaring die de projectorganisatie in ROC van Amsterdam heeft opgedaan, wordt daarbij aangewend.

En nu ook nog digitaal bestellen
In 2011 zullen beide organisaties de volgende stap zetten in deze ontwikkeling: het digitaal bestellen. De systemen zijn er klaar voor, de eerste bestellingen worden met Proquro geplaatst en opdrachtbevestigingen worden per mail naar de leverancier verstuurd. Daarmee is het voor de crediteurenadministrateur nog eenvoudiger inkoopfacturen aan de juiste budgethouder aan te bieden. Immers het ordernummer dat op de inkoopfactuur staat, is uniek in Proquro en dus herleidbaar naar de besteller.

Het mag duidelijk zijn dat Proquro het mogelijk heeft gemaakt om met minder mensen het zelfde werk te doen terwijl er ook nog een kwaliteitsverbetering is doorgevoerd. Belangrijke stappen voor een organisatie die te kampen heeft met teruglopende inkomsten!

zaterdag 29 januari 2011

Vervanging Caso-Edukaat door Raet

Succes kan soms gepaard gaan met oorverdovende stilte en tegelijkertijd goed nieuws zijn. Zo ook in het geval van de vervanging van de salarisadministratie. Als het rond de betaaldatum stil blijft, mag je er vanuit gaan dat de vervanging geslaagd is.

Op 1 januari is de salarisadministratie van ROC Flevoland vervangen, afgelopen dinsdag zijn de januari salarissen uitbetaald. Dat is goed gegaan gezien het aantal reacties dat we hebben ontvangen.

Het ROC van Amsterdam heeft de afgelopen jaren de personeels- en salarisadministratie 2x vervangen. De eerste keer omdat het nieuwe systeem meer mogelijkheden bood. De tweede keer omdat de leverancier Raet besloot het systeem op termijn niet langer te ondersteunen.

De vervanging was een enorme operatie gezien de ruim 3.000 salarissen die iedere maand moeten worden betaald. Toch is dit in relatieve stilte gebeurd, de salarissen zijn op tijd betaald en daar gaat het uiteindelijk om. De ervaring van het ROCvA-projectteam is aangewend bij de vervanging van de salarisadministratie in Flevoland. Dit is een mooi voorbeeld van de krachtenbundeling van ROC van Amsterdam en ROC Flevoland.

maandag 10 januari 2011

Nieuwbouw ROC van Amsterdam vordert gestaag

De dienst Facilitair Bedrijf, ondersteund door de dienst Financiën,  is al lang bezig met de nieuwbouw van het ROC van Amsterdam. De voorbereidende activiteiten hebben een aantal jaren in beslag genomen.

In 2010 is de bouw van de nieuwe schoolgebouwen gestart op vier lokaties:
- Amsterdam Noord (bij het startpunt van de Noord-Zuidlijn)
- Kop Zuid-As (tegenover de Rai)
- Laan van Spartaan (net buiten de ring in Amsterdam-West)
- Amstelveen (Zetterij)

Als je nu langs de nieuwbouwlokaties rijdt (aanrader!) beginnen de contouren van de gebouwen vorm te krijgen. In de komende 2 jaar zullen deze schoolgebouwen in gebruik worden genomen. Op de website van het ROC van Amsterdam staan meer gegevens over de nieuwbouwlokaties. Hier kan je ook vinden welke opleidingen er straks in de nieuwe gebouwen zullen worden verzorgd.

http://www.rocva.nl/Organisatie/Huisvesting/Nieuwbouw/Pages/Default.aspx