Spaghetti structuur
Iedereen is het in het financiële vakgebied wel eens tegen gekomen: Een begroting die bestaat uit een groot aantal spreadsheets die onderling aan elkaar gekoppeld zijn. Het gevaar is ook bekend. Koppelingen die verbroken zijn, onjuiste verwijzingen, etc. Vaak is het systeem ook zo complex dat je optredende veranderingen niet meer kunt verklaren. Consolidatie van deelbegrotingen is vaak handwerk en dus foutgevoelig. Uiteindelijk ontstaat een wirwar van koppelingen, spreadsheets en gegevens die steeds meer op een berg spaghetti gaat lijken.
Toenemende complexiteit
Bij het ROC van Amsterdam & Flevoland was dit ook het geval, tot grote frustratie van onder meer de afdeling Planning en Control. Daar moest verbetering in worden gebracht om te voorkomend dat het begrotingsproces op een dag krakend tot stilstand zou komen. De organisatie werd immers groter, het aantal budgethouders nam toe en de middelen met een doelbestemming vormen een steeds groter aandeel van de inkomsten. Dat maakt het begrotingsproces complexer dan ooit.
Maken of kopen?
In 2010 is daarom het initiatief genomen een nieuw systeem aan te schaffen of te ontwikkelen. We hebben eerst de markt verkend en kwamen al snel tot de conclusie dat er geen applicatie beschikbaar was voor onze beperkte behoeften. Immers, het begrotingsproces binnen het onderwijs kent specifieke behoeften, maar is niet bijzonder complex. Er zijn wel applicaties beschikbaar maar die zijn zo complex (en duur!) dat we daar voor terugschrokken. Uiteindelijk hebben we besloten dat we een eigen applicatie zouden ontwikkelen die helemaal aan onze wensen voldoet. We besloten tevens dit via de Agile methode te doen en de software in India te laten ontwikkelen (zie mijn eerdere blogpost over dit onderwerp).
Nieuwe budgetapplicatie
In januari zijn we gestart met de ontwikkeling van onze budgetmodule. Het begrotingsproces kent een topdown/bottomup karakter. Eerst worden de beschikbare middelen verdeeld en middels de doorbelastingsystematiek de bijdragen aan de centrale budgetten/diensten vastgesteld. Vervolgens kunnen de bedrijfsonderdelen binnen dit kader de begroting opstellen. Daarbij is een aantal slimme invoermethoden toegevoegd om inkomsten en kosten te verdelen over kostenplaatsen (via verdelingsscenario's) en over begrotingsmaanden. Dit zorgt ervoor dat het handmatige invoerwerk tot een minimum wordt beperkt. De doorbelastingssystematiek bijvoorbeeld voor huisvesting op basis van vierkante meters, wordt volledig ondersteund.
Versiebeheer
In het begrotingsproces is opgenomen dat het centrale begrotingskader op twee momenten wordt aangepast, namelijk zodra de eerste bekostigingsbrief is ontvangen en rond 1 oktober als duidelijk wordt hoeveel studenten zich voor het schooljaar hebben ingeschreven. Het systeem ondersteunt daarom ook versiebeheer. Niet alleen op organisatieniveau maar ook op het niveau van de bedrijfsonderdelen. Zo kunnen budgethouders ook verschillende versies van de begroting maken.
Gebruikersrechten
Uiteraard is ook het beheer van gebruikersrechten goed georganiseerd. Het systeem is zeer transparant maar de rechten voor het muteren van de begrotingsgegevens zijn gekoppeld aan de verschillende gebruikersrollen in het begrotingsproces.
Maken van prognoses
De module zal ook het maken van prognoses gaan ondersteunen. Door gebruik te maken van de laatst bekende realisatiegegeven en de begrotingscijfers voor de toekomstige perioden, kunnen budgethouders snel een prognose maken.
De begrotings- en prognosemodule zal voor de begroting van 2012 in gebruik worden genomen. Daarmee heeft de financiële discipline een nieuw stuk gereedschap waarmee het begrotingsproces minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig is geworden.
Ook te gebruiken voor andere onderwijsinstellingen
Uit diverse gesprekken is gebleken dat andere onderwijsinstellingen worstelen met soortgelijke problemen in het begrotings- en prognoseproces. De ontwikkelde applicatie kan ook worden ingezet in andere scholen of zelfs in andersoortige organisaties met een soortgelijk begrotingsproces.Het systeem is eigendom van het ROC van Amsterdam.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten