De wijsheid van de groep

Reünie “Route 66”
In mei organiseerde ik een reünie voor mijn ‘maatjes’ van Route 66, het veranderingsprogramma van het ROC van Amsterdam & Flevoland. Ik was erg benieuwd welke blijvende resultaten het programma had opgeleverd voor het onderwijs in Amsterdam en Flevoland. Natuurlijk was het ook weer leuk om mijn oud-collega’s (we hebben allemaal hetzelfde bouwjaar 1966) te ontmoeten en herinneringen op te halen.

Ik ben erg enthousiast over de blijvende fundamentele verandering die deze beweging in gang heeft gezet. Er is echt een positieve ontwikkeling ingezet die bijdraagt aan het welbevinden van personeel, directie en management. Bovendien is er veel meer aandacht voor het onderwijs en voor de leerlingen. Ook heeft de organisatie belangrijke stappen gemaakt in de ontwikkeling naar een lerende organisatie. Het zelf georganiseerde Action Learning programma ‘Theory U Experience’ waar ieder jaar tientallen collega’s aan deelnemen is daar een mooi voorbeeld van.

Theory U – Ricardo Semler – Stephen Covey
De aanpak van Route 66 is gestoeld op de principes van Theory U en richt zich met name op het teruggeven van eigenaarschap van en verantwoordelijkheid voor het onderwijsproces. De basis wordt gevormd door het geven van vertrouwen, het loslaten van de verantwoordelijkheid en soms, conform de ideeën van Ricardo Semler, het niets doen om te zien hoe de groep het oplost. Er wordt veel overgelaten aan de wijsheid van de groep. Niet de leiders van de organisatie lossen de vraagstukken op, maar de leden van de groep, soms individueel en soms gezamenlijk. Er worden geen grote veranderingsprojecten gestart, in tegendeel, de verandering begint, middels prototypes, met kleine verbeteringen die op eenvoudige wijze kunnen worden gerealiseerd door de leden van de groep: “Wat kan jij doen om deze verbetering morgen te realiseren?”. Veel kleine veranderingen, mits juist gericht, leiden immers ook tot een grote verandering. De kans op succes is echter vele malen groter. Ook het gedachtengoed van Stephen Covey, waaraan in dit Dyade Magazine aandacht wordt besteed, is van grote invloed geweest op de visie op leiderschap.

De kracht en wijsheid van de groep
Wat me in deze veranderingsprocessen steeds weer positief heeft verrast, is de enorme kracht van de wijsheid van de groep. Als een leider durft los te laten en durft te vertrouwen op de kwaliteit van zijn team, dan wordt al snel zichtbaar dat de groep uitstekend in staat is om vraagstukken op te lossen. De groep zal zich meer betrokken voelen bij het vraagstuk en zich committeren aan de oplossing. En dat is wat mij betreft de belangrijkste les uit Theory U. Als je werkelijk verbonden bent met het vraagstuk en je voelt diep in de oorsprong van je bestaan dat jij deel bent van de verandering, dan ben je als individu en als groep tot veel in staat. Dan heb je maar vier mensen nodig om een verandering te realiseren in een organisatie van meer dan vierduizend mensen. Joseph Jaworski heeft hier een mooi boek over geschreven: ‘Oorsprong’. Een aanrader voor leiders die diepgaande en fundamentele verandering willen realiseren.

Route 66 bij ROCvA
In 2011 is bij het ROC van Amsterdam de beweging Route 66 geïntroduceerd. Hierin is een aantal collega’s actief, die geïnspireerd door voorbeelden van excellente organisaties werken aan het vergroten van betrokkenheid en eigenaarschap van professionals binnen de eigen organisatie. Route 66 heeft een aantal resultaten en inzichten opgeleverd. Er zijn nieuwe werkvormen ontwikkeld die kaders doorbreken en er is opnieuw gezocht naar de drijfveren van de organisatie. Hiervoor werd de missie opnieuw geformuleerd en is eind 2011 een start gemaakt met Internal Branding.

Afscheid nemen met een cultuurverandering?

Cultuurverandering volgens route 66

Binnen het ROC van Amsterdam en ROC Flevoland ben ik één van de leden van een groepje van 6 enthousiastelingen die een traject zijn gestart om een fundamentele verandering binnen de organisatie realiseren. We hebben dit groepje 'route 66' genoemd naar het geboortejaar van de initiatiefnemers van deze beweging.
Route 66 beoogt een kwaliteitsverbetering te realiseren terwijl de beschikbare financiële middelen in rap tempo afnemen. Een schijnbaar onmogelijke opgave, waarvoor toch een oplossing blijkt te zijn. De Raad van Bestuur en het MT hebben het gedachtegoed van route 66 aan het begin van dit jaar omarmd. De afgelopen maanden zijn we daarom een 'road show' gestart om alle managers van de organisatie het gedachtegoed van Route 66 uit te leggen. We gebruiken 'Theory U' in het programma, met name om een aantal punten duidelijk te maken:

• Verandering begint bij jezelf: 'If I can't see, I'm part of the problem, I can't be part of the solution'. John Mayer heeft hier een mooi liedje over geschreven: "waiting on the world to change".
• Grote veranderingsprogramma's werken niet: Zoek het in de kleine veranderingen die je morgen kunt doorvoeren: als iedereen kleine veranderingen doorvoert, ontstaat er een grote verandering in de organisatie.
• 'There is no alternative for working with good people': als je geen goede mensen hebt, houdt alles op. Stringent selecteren en investeren in de ontwikkeling van personeel is dus ongelooflijk belangrijk voor onze organisatie
• Alles staat en valt bij aandacht: aandacht voor de studenten en aandacht voor elkaar.

Het gedachtegoed wordt erg enthousiast ontvangen. Er ontstaan overal in de organisatie leuke kleine initiatieven die mensen motiveren en inspireren.

Route 66 voor dienst Financiën
Afgelopen donderdag ben ik met mijn team van Financiën (pl. 40 mensen) de weg van Route 66 ingeslagen. Het werd een prachtige dag bij het 'Rijk van de Keizer' (aanrader!) in Geuzenveld/Amsterdam. Het was mooi om te zien hoe aandacht voor elkaar, bijvoorbeeld door middel van een echte dialoog tussen collega's, kan leiden tot nieuwe energie en inspiratie. Dit leidt tot een aantal kleine initiatieven om intensiever met elkaar samen te werken. De collega's van de dienst hebben deze ideeën zelf ontwikkeld en zijn ook zelf verantwoordelijk voor de uitvoering. Er is een hele reeks van initiatieven geformuleerd. Voorbeelden daarvan zijn:

• Er is afgesproken om één keer per week 's morgens met zijn allen bij elkaar te komen en even te vertellen wat je vorige week hebt gedaan en wat je de komende week van plan bent te gaan doen (stand up meeting). Andere collega's kunnen daarop laten weten of zij kunnen helpen. Goed voor de samenwerking en goed voor de sfeer. Zo blijft men ook goed geïnformeerd over hetgeen er binnen de dienst speelt.
• Aanspreken op gedrag: men heeft afgesproken dat men elkaar zal aanspreken op het niet nakomen van afspraken. Erg belangrijk voor een financiële afdeling die werkt met deadlines ten aanzien van onder meer rapportages en begrotingen.
• De collega's zullen zelf een kerngroepje vormen voor het vervolg op Route 66 binnen de dienst Financiën. Dit groepje stimuleert nieuwe initiatieven, evalueert de resultaten van initiatieven en houdt daarmee het gedachtegoed van Route 66 levend.

Afscheid van het ROC
Het was tevens mijn afscheid van mijn dienst Financiën bij het ROC van Amsterdam en ROC Flevoland. Ik ga per 1 september werken bij Dyade, de dienstverlener van het onderwijs. Hoe mooi kan je afscheid zijn? Een mooie inspirerende bijeenkomst met alle mensen van de dienst Financiën, waar ze zelf het initiatief nemen om de toekomst van de dienst vorm te geven. Volgens mij kan je dan met een gerust hart afscheid nemen, ze hebben mij niet meer nodig. Ze zijn zelf heel goed in staat om de kwaliteit nog verder te verbeteren.

Spiritualiteit inzetten bij veranderingsprocessen?

Voor sommigen klinkt het erg zweverig, het toepassen van spiritualiteit bij veranderingen in organisaties. De stichting Skepsis wijdt er zelfs een heel artikel aan. Toch is het mogelijk om met beide benen op de grond te blijven staan en de goede aspecten van spiritualiteit te gebruiken voor het verbeteren van het succes van de organisatie. Ik ben van nature nogal nuchter maar ik moet, na diverse ervaringen met dit redelijk omstreden onderwerp, erkennen dat het tot mooie resultaten kan leiden.
In deze blogpost een aantal voorbeelden van deze ervaring. Niets zweverig aan!

Stilte gebruiken
Reflectiemomenten kunnen tijdens teambijeenkomsten tot nieuwe inzichten leiden. Laat iemand bijvoorbeeld eens in stilte nadenken over de wat iemand echt beweegt, wat het leven aantrekkelijk maakt. Zo kan je bijvoorbeeld vragen in gedachten teruggaan naar een moment waarop alles klopte en het positieve gevoel heel sterk was. Ga vervolgens met collega's in gesprek over wat die situatie zo uniek maakte, dat je er nog steeds een goed gevoel over hebt. Grote kans dat daarmee niet alleen zelf inzicht krijgt in hetgeen er moet gebeuren om een positieve wereld voor jezelf en de organisatie  te creëren maar dat je daarmee ook verbindingen met collega's aangaat die je tot nu toe nog niet hebt bereikt. Je gaat immers een andere band aan met collega's als je over dit soort gevoelens praat, zonder dat je gedwongen wordt de veiligheid te verlaten. Immers door het tonen van emoties en gevoelens stel je je kwetsbaar op en dat is nog niet voor iedereen een begaanbare weg. Maar juist door over een positieve emotie te spreken, blijf je binnen het veilige gebied.

Ben je eenmaal een stapje verder dan kan je ook je angsten eens bespreekbaar maken: welke obstakels vrees je tegen te komen om die ideale situatie opnieuw te beleven? Wat houd je tegen, waar ben je bang voor? In mijn ervaring leidde dit gespreksonderwerp tot een veel diepere band met collega's. Door de angsten en obstakels te bespreken met mijn collega's, kwamen er al snel oplossingen. Je kunt dit soort gevoelens beter delen met anderen dan er mee rond blijven lopen.

Emotie en gevoel gebruiken
Een gesprek over gevoel en over emoties heeft sowieso een andere diepgang dan de meeste gesprekken die wij in ons werk voeren. Daar zit vaak ook het probleem. Hetgeen ons echt bezighoudt, raakt of emotioneert, komt in het zakelijke gebied vaak niet ter sprake en dat is jammer. Jammer, omdat daarmee er vaak maar een hele oppervlakkige band tussen mensen ontstaat. Met een oppervlakkige band is de samenwerking tussen mensen niet optimaal. Mensen die bereid zijn om sterke banden met elkaar aan te gaan en daarbij bereid zijn om alles te bespreken wat er speelt, werken beter samen en besteden minder tijd aan de aspecten die een samenwerking juist in de weg staan. Ga eens een groepsgesprek aan met de beginvraag: wat heeft je vandaag het meest geraakt? Je zult verbaasd zijn over het effect dat dit binnen de groep heeft.

Dialoog gebruiken
Organisaties worden feitelijk gevormd door een dynamisch web van conversatie. Met dat besef kun je dialoog of conversatie inzetten voor een fundamentele, positieve verandering in de organisatie. Door dialoog in de organisatie in te zetten als strategisch instrument voor verandering wordt niet alleen geïnvesteerd in het intellectuele en sociale kapitaal, maar wordt ook de samenwerking in de organisatie sterk gestimuleerd.
Er zijn voldoende dialoogvormen op internet te vinden om een dergelijk diepe dialoog te stimuleren. Een daarvan is de door mij eerder beschreven 'talking stick' dialoog. Ook over het proces van het 'World café' is voldoende op internet te vinden.

Route 66
Zelf ben ik nog maar een beginneling op dit gebied. We gebruiken bovenstaande elementen in Route 66 binnen het ROC van Amsterdam & Flevoland. Mijn ervaringen tot nu toe zijn uitermate positief. De heidesessies die we in het kader van Route 66 met spirituele elementen hebben doorspekt, leveren mooie momenten en wellicht nog mooiere eindresultaten op. Het is dus de moeite om je te verdiepen in spiritualiteit, zeker als je betrokken bent bij een groot veranderingsproces.

Praktijkervaring met Theory U

Praktijk ervaring met Theory U

Ik heb nu zelf vijf keer ervaren dat het werken volgens de principes van C. Otto Scharmer effectief is. In deze blogpost meer over hetgeen ik tot nu toe in de praktijk heb geleerd over Theory U. Er is nog ongelooflijk veel te leren over dit onderwerp, maar in deze post wil ik graag mijn enthousiasme voor deze manier van veranderen tot uitdrukking brengen. Vraag me niet precies hoe en waarom het werkt. Ik weet het niet. Maar ik heb wel het gevoel dat je hiermee fundamentele verandering kunt realiseren. En dat voelt goed.

Theory U en ‘Route 66’
Binnen het ROC van Amsterdam en ROC Flevoland wordt in ‘Route 66’ gewerkt volgens de principes van Theory U. Route 66 vormt het strategisch programma gericht op fundamentele verandering. Route 66 is ontstaan vanuit een intern initiatief van enkele directeuren en deze  directeuren begeleiden nu zelf het programma. Het programma Route 66 is gericht op het bereiken van een hogere kwaliteit van onderwijs tegen aanzienlijk lagere kosten en speelt daarmee in op de actuele ombuigingen en intensiveringen in het onderwijs. Binnen de organisatie worden bijeenkomsten georganiseerd voor de Management Teams van de Business Units. Tijdens deze dag worden de belangrijkste principes behandeld van het veranderproces van Theory U en de inhoud van Route 66 uitgelegd.

De begeleider is de weg van de verandering
De begeleiders van Route 66 vertellen tijdens de bijeenkomsten waarom zij zelf zo enthousiast met de ideeën van Route 66 aan de slag zijn gegaan en tonen daarbij voorbeelden uit de eigen praktijk. Zij laten als het ware zien hoe het moet. Daarmee laten zij hun persoonlijke verbinding met het probleem én de oplossing zien. Dit werkt erg inspirerend voor anderen. Collega’s worden enthousiast en werken met veel plezier mee aan het bedenken van  oplossingen: wat kan ík morgen anders doen om het doel te bereiken?

Geen externen maar mensen uit eigen organisatie
De deelnemers aan Route 66 vinden het fantastisch dat hun eigen ‘Route 66’ collega’s komen vertellen wat ze bedacht hebben en waarom ze er zo enthousiast over zijn. Dit keer geen consultants die een product komen verkopen, maar collega’s die laten zien wat ze doen en anderen uitnodigen om mee te doen. Het werkt erg aanstekelijk en zorgt bovendien voor allerlei nieuwe persoonlijke verbintenissen in de organisatie. Er wordt op een hoger niveau gecommuniceerd. Men gaat andere relaties met elkaar aan en dat zorgt voor een betere samenwerking door meer onderling begrip en vertrouwen.

Overigens heeft onze organisatie wel deskundig advies ingewonnen over de vormgeving van het veranderproces, maar de deskundige blijft op de achtergrond.

Zelf ervaren wat Theory U met je doet
De Route 66 begeleiders hebben allemaal enkele keren zelf ervaren wat het met je doet als je door de ‘U’ van Otto Scharmer gaat. In een dergelijk veranderproces kom jezelf tegen, dat kan confronterend en verwarrend zijn en geeft soms een ongemakkelijk gevoel. Het is als begeleider goed om te weten wat anderen doormaken. Je kunt daarmee je ervaring inzetten in het begeleidingsproces.

Gebruik alle hulpmiddelen die de verandering ondersteunen.
Binnen de bijeenkomsten gebruiken we nieuwe werkvormen en technieken. Zo wordt de ‘Indian Talking Stick’ gebruikt om diepgaand met elkaar in gesprek te gaan over een onderwerp. Op internet is meer te vinden over deze gespreksvorm.

Tijdens de bijeenkomsten worden diverse nieuwe hulpmiddelen gebruikt. Voorbeelden daarvan zijn de Pecha Kucha, een Prezi en videobeelden van eerdere bijeenkomsten waarin collega’s en het topmanagement hun commitment bij Route 66 uitspreken. Degelijke hulpmiddelen werken verfrissend en brengen afwisseling tijdens de bijeenkomsten.

Verandering in kleine daden, begin niet te groot.

Het is de kunst om de verandering in kleine daden te beginnen. Vraag je daarbij af wat kan ik of kunnen wij morgen anders doen? Daarmee is het mogelijk om direct resultaten te laten zien. Als je er voor zorgt dat iedereen met kleine dingen begint en je zorgt voor voldoende massa kunnen vele kleine veranderingen leiden tot grote resultaten.