De afgelopen tijd heeft het ROC van Amsterdam gewerkt aan het digitaliseren van de inkoopfacturen. Sinds 2010 werken alle onderdelen van de organisatie met Proquro.
Slimme software
Facturen worden direct na ontvangst gescand en door middel van intelligente OCR-software wordt de factuur gekoppeld aan een leverancier, gebruik makend van unieke herkenningscriteria zoals bankrekening- of BTW-nummer. Dezelfde slimme software leest ook andere gegevens van de factuur. Dat scheelt de crediteurenadministrateur veel invoerwerk.
Inkoopfacturen kunnen in de papierbak
Vervolgens worden de facturen digitaal ter fiattering aangeboden aan de budgethouders. Na fiattering wordt de factuur betaalbaar gesteld. De administratie heeft ondertussen te allen tijde informatie over de status van de factuur: waarom en waar blijft de factuur in het proces hangen? Het maken van kopieën en het archiveren van facturen is verleden tijd: de belastingdienst heeft ingestemd met het digitaal archiveren van facturen. Facturen kunnen dus na verwerking in de papierbak.
Winst in de krachtenbundeling
In januari is ROC Flevoland gestart met het digitaliseren van inkoopfacturen met Proquro. De ervaring die de projectorganisatie in ROC van Amsterdam heeft opgedaan, wordt daarbij aangewend.
En nu ook nog digitaal bestellen
In 2011 zullen beide organisaties de volgende stap zetten in deze ontwikkeling: het digitaal bestellen. De systemen zijn er klaar voor, de eerste bestellingen worden met Proquro geplaatst en opdrachtbevestigingen worden per mail naar de leverancier verstuurd. Daarmee is het voor de crediteurenadministrateur nog eenvoudiger inkoopfacturen aan de juiste budgethouder aan te bieden. Immers het ordernummer dat op de inkoopfactuur staat, is uniek in Proquro en dus herleidbaar naar de besteller.
Het mag duidelijk zijn dat Proquro het mogelijk heeft gemaakt om met minder mensen het zelfde werk te doen terwijl er ook nog een kwaliteitsverbetering is doorgevoerd. Belangrijke stappen voor een organisatie die te kampen heeft met teruglopende inkomsten!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten