Spaghetti structuur
Iedereen is het in het financiële vakgebied wel eens tegen gekomen: Een begroting die bestaat uit een groot aantal spreadsheets die onderling aan elkaar gekoppeld zijn. Het gevaar is ook bekend. Koppelingen die verbroken zijn, onjuiste verwijzingen, etc. Vaak is het systeem ook zo complex dat je optredende veranderingen niet meer kunt verklaren. Consolidatie van deelbegrotingen is vaak handwerk en dus foutgevoelig. Uiteindelijk ontstaat een wirwar van koppelingen, spreadsheets en gegevens die steeds meer op een berg spaghetti gaat lijken.
Toenemende complexiteit
Bij het ROC van Amsterdam & Flevoland was dit ook het geval, tot grote frustratie van onder meer de afdeling Planning en Control. Daar moest verbetering in worden gebracht om te voorkomend dat het begrotingsproces op een dag krakend tot stilstand zou komen. De organisatie werd immers groter, het aantal budgethouders nam toe en de middelen met een doelbestemming vormen een steeds groter aandeel van de inkomsten. Dat maakt het begrotingsproces complexer dan ooit.
Maken of kopen?
In 2010 is daarom het initiatief genomen een nieuw systeem aan te schaffen of te ontwikkelen. We hebben eerst de markt verkend en kwamen al snel tot de conclusie dat er geen applicatie beschikbaar was voor onze beperkte behoeften. Immers, het begrotingsproces binnen het onderwijs kent specifieke behoeften, maar is niet bijzonder complex. Er zijn wel applicaties beschikbaar maar die zijn zo complex (en duur!) dat we daar voor terugschrokken. Uiteindelijk hebben we besloten dat we een eigen applicatie zouden ontwikkelen die helemaal aan onze wensen voldoet. We besloten tevens dit via de Agile methode te doen en de software in India te laten ontwikkelen (zie mijn eerdere blogpost over dit onderwerp).
Nieuwe budgetapplicatie
In januari zijn we gestart met de ontwikkeling van onze budgetmodule. Het begrotingsproces kent een topdown/bottomup karakter. Eerst worden de beschikbare middelen verdeeld en middels de doorbelastingsystematiek de bijdragen aan de centrale budgetten/diensten vastgesteld. Vervolgens kunnen de bedrijfsonderdelen binnen dit kader de begroting opstellen. Daarbij is een aantal slimme invoermethoden toegevoegd om inkomsten en kosten te verdelen over kostenplaatsen (via verdelingsscenario's) en over begrotingsmaanden. Dit zorgt ervoor dat het handmatige invoerwerk tot een minimum wordt beperkt. De doorbelastingssystematiek bijvoorbeeld voor huisvesting op basis van vierkante meters, wordt volledig ondersteund.
Versiebeheer
In het begrotingsproces is opgenomen dat het centrale begrotingskader op twee momenten wordt aangepast, namelijk zodra de eerste bekostigingsbrief is ontvangen en rond 1 oktober als duidelijk wordt hoeveel studenten zich voor het schooljaar hebben ingeschreven. Het systeem ondersteunt daarom ook versiebeheer. Niet alleen op organisatieniveau maar ook op het niveau van de bedrijfsonderdelen. Zo kunnen budgethouders ook verschillende versies van de begroting maken.
Gebruikersrechten
Uiteraard is ook het beheer van gebruikersrechten goed georganiseerd. Het systeem is zeer transparant maar de rechten voor het muteren van de begrotingsgegevens zijn gekoppeld aan de verschillende gebruikersrollen in het begrotingsproces.
Maken van prognoses
De module zal ook het maken van prognoses gaan ondersteunen. Door gebruik te maken van de laatst bekende realisatiegegeven en de begrotingscijfers voor de toekomstige perioden, kunnen budgethouders snel een prognose maken.
De begrotings- en prognosemodule zal voor de begroting van 2012 in gebruik worden genomen. Daarmee heeft de financiële discipline een nieuw stuk gereedschap waarmee het begrotingsproces minder arbeidsintensief en minder foutgevoelig is geworden.
Ook te gebruiken voor andere onderwijsinstellingen
Uit diverse gesprekken is gebleken dat andere onderwijsinstellingen worstelen met soortgelijke problemen in het begrotings- en prognoseproces. De ontwikkelde applicatie kan ook worden ingezet in andere scholen of zelfs in andersoortige organisaties met een soortgelijk begrotingsproces.Het systeem is eigendom van het ROC van Amsterdam.
dinsdag 28 juni 2011
maandag 27 juni 2011
nieuwbouw binnen budget: hoe dan?
Nieuwbouw vooralsnog op tijd én binnen budget
De nieuwbouw vordert gestaag bij het ROC van Amsterdam. Alles loopt vooralsnog volgens plan, ook financieel. We verwachten binnen het budget te blijven. Een mooi resultaat waar Jos Bakker, directeur Huisvesting verantwoordelijk voor is. In deze blogpost een korte beschrijving van de ervaring van het ROC van Amsterdam en de maatregelen die zijn genomen om dit te bereiken.
Programmabureau
Dat het nieuwbouwprogramma zo goed loopt, is niet vanzelfsprekend. Er is heel erg hard en zeer gedisciplineerd aan gewerkt, met name door het team van het Facilitair Bedrijf dat verantwoordelijk is voor de huisvesting.
Er zijn diverse maatregelen getroffen om het nieuwbouwprogramma te bewaken. Zo is er een programmabureau samengesteld dat toeziet op de vier nieuwbouwprojecten en de projectadministratie. Het programmabureau wordt gevormd door de directeur Huisvesting/Facilitair Bedrijf, de directeur Financiën, de controller nieuwbouw en een externe deskundige van Twijnstra en Gudde. Iedere twee weken komt het programmabureau bij elkaar om de voortgang en de risico's te bespreken. De werkwijze van het programmabureau is vastgelegd in de administratieve organisatie. Zo is de taakverdeling en de verantwoordelijkheid van een ieder duidelijk gemaakt. Besluitvorming vindt plaats volgens de regels van deze AO. Het programmabureau is het sluitstuk van de financiële beheersing van de projecten. Er zijn maatregelen genomen om dit mogelijk te maken.
Budgetbeheersing: meerjarennorm voor huisvestingslasten
In het meerjarenhuisvestingsplan van het ROC van Amsterdam is de norm voor de huisvestingslasten vastgelegd. Het aandeel huisvestingslasten in procenten van de baten is voor de lange termijn genormeerd. De huisvesting, inclusief de nieuwbouw, dient uit dit aandeel te worden bekostigd. Deze afspraken zijn dus leidend voor de jaarbegroting maar ook voor de nieuwbouwbudgetten.
Budgetbeheersing: tarieven per vierkante meter nieuwbouw
De budgetten van de nieuwbouwprojecten worden streng bewaakt. Alle onderdelen van het nieuwbouwbudget zijn uitgewerkt in budgetten per vierkante meter. Deze budgetten zijn gebaseerd op eerdere nieuwbouwervaringen en onder meer leidend voor de onderhandelingen met de projectontwikkelaars en aannemers. Het budget per vierkante meter voor het gebouw, de gebruikerswensen en de inventaris zijn a.h.w. heilig verklaard. De directeur Huisvesting en de directeur Financiën bewaken dat deze budgetten niet worden overschreden. Alle plannen voor de nieuwbouw moeten binnen dit financiële raamwerk passen. Ook meerwerk moet binnen de budgetten passen, anders gaat het meerwerk gewoon niet door! Iedereen is inmiddels doordrongen van deze spelregels en dat maakt dat men accepteert dat niet alles mogelijk is in het nieuw te bouwen pand. Er wordt vaak een beroep gedaan om creatief vermogen om oplossingen te verzinnen die binnen het budget passen.
Overigens zijn de budgetrisico's voor een groot deel overgenomen door de projectontwikkelaars.
Uitdagingen
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen voor het ROC van Amsterdam. Zo ging het oorspronkelijke nieuwbouwprogramma nog uit van een groei van het aantal studenten. Deze groei werd maar ten dele gerealiseerd en het huisvestingsplan diende bijgesteld te worden. De flexibiliteit van het plan was gelukkig al eerder getest waardoor het mogelijk werd om het aantal vierkante meters terug te brengen.
Nu er bezuinigd wordt op Educatie en Inburgering en er ook steeds minder (vrije) middelen beschikbaar zijn voor het MBO, zal opnieuw een beroep worden gedaan op de flexibiliteit van het huisvestingsplan. Gelukkig zit er nog voldoende ruimte in dit plan om te kunnen meebewegen op de golven van de financiële kant van het onderwijs. De systematiek van interne tarifering van het gebruik van huisvesting helpt daarbij. Budgethouders kunnen daarmee zelf hun huisvestingskosten reduceren als blijkt dat de inkomsten teruglopen.
De nieuwbouw vordert gestaag bij het ROC van Amsterdam. Alles loopt vooralsnog volgens plan, ook financieel. We verwachten binnen het budget te blijven. Een mooi resultaat waar Jos Bakker, directeur Huisvesting verantwoordelijk voor is. In deze blogpost een korte beschrijving van de ervaring van het ROC van Amsterdam en de maatregelen die zijn genomen om dit te bereiken.
Programmabureau
Dat het nieuwbouwprogramma zo goed loopt, is niet vanzelfsprekend. Er is heel erg hard en zeer gedisciplineerd aan gewerkt, met name door het team van het Facilitair Bedrijf dat verantwoordelijk is voor de huisvesting.
Er zijn diverse maatregelen getroffen om het nieuwbouwprogramma te bewaken. Zo is er een programmabureau samengesteld dat toeziet op de vier nieuwbouwprojecten en de projectadministratie. Het programmabureau wordt gevormd door de directeur Huisvesting/Facilitair Bedrijf, de directeur Financiën, de controller nieuwbouw en een externe deskundige van Twijnstra en Gudde. Iedere twee weken komt het programmabureau bij elkaar om de voortgang en de risico's te bespreken. De werkwijze van het programmabureau is vastgelegd in de administratieve organisatie. Zo is de taakverdeling en de verantwoordelijkheid van een ieder duidelijk gemaakt. Besluitvorming vindt plaats volgens de regels van deze AO. Het programmabureau is het sluitstuk van de financiële beheersing van de projecten. Er zijn maatregelen genomen om dit mogelijk te maken.
Budgetbeheersing: meerjarennorm voor huisvestingslasten
In het meerjarenhuisvestingsplan van het ROC van Amsterdam is de norm voor de huisvestingslasten vastgelegd. Het aandeel huisvestingslasten in procenten van de baten is voor de lange termijn genormeerd. De huisvesting, inclusief de nieuwbouw, dient uit dit aandeel te worden bekostigd. Deze afspraken zijn dus leidend voor de jaarbegroting maar ook voor de nieuwbouwbudgetten.
Budgetbeheersing: tarieven per vierkante meter nieuwbouw
De budgetten van de nieuwbouwprojecten worden streng bewaakt. Alle onderdelen van het nieuwbouwbudget zijn uitgewerkt in budgetten per vierkante meter. Deze budgetten zijn gebaseerd op eerdere nieuwbouwervaringen en onder meer leidend voor de onderhandelingen met de projectontwikkelaars en aannemers. Het budget per vierkante meter voor het gebouw, de gebruikerswensen en de inventaris zijn a.h.w. heilig verklaard. De directeur Huisvesting en de directeur Financiën bewaken dat deze budgetten niet worden overschreden. Alle plannen voor de nieuwbouw moeten binnen dit financiële raamwerk passen. Ook meerwerk moet binnen de budgetten passen, anders gaat het meerwerk gewoon niet door! Iedereen is inmiddels doordrongen van deze spelregels en dat maakt dat men accepteert dat niet alles mogelijk is in het nieuw te bouwen pand. Er wordt vaak een beroep gedaan om creatief vermogen om oplossingen te verzinnen die binnen het budget passen.
Overigens zijn de budgetrisico's voor een groot deel overgenomen door de projectontwikkelaars.
Uitdagingen
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen voor het ROC van Amsterdam. Zo ging het oorspronkelijke nieuwbouwprogramma nog uit van een groei van het aantal studenten. Deze groei werd maar ten dele gerealiseerd en het huisvestingsplan diende bijgesteld te worden. De flexibiliteit van het plan was gelukkig al eerder getest waardoor het mogelijk werd om het aantal vierkante meters terug te brengen.
Nu er bezuinigd wordt op Educatie en Inburgering en er ook steeds minder (vrije) middelen beschikbaar zijn voor het MBO, zal opnieuw een beroep worden gedaan op de flexibiliteit van het huisvestingsplan. Gelukkig zit er nog voldoende ruimte in dit plan om te kunnen meebewegen op de golven van de financiële kant van het onderwijs. De systematiek van interne tarifering van het gebruik van huisvesting helpt daarbij. Budgethouders kunnen daarmee zelf hun huisvestingskosten reduceren als blijkt dat de inkomsten teruglopen.
donderdag 16 juni 2011
Spiritualiteit inzetten bij veranderingsprocessen?
Voor sommigen klinkt het erg zweverig, het toepassen van spiritualiteit bij veranderingen in organisaties. De stichting Skepsis wijdt er zelfs een heel artikel aan. Toch is het mogelijk om met beide benen op de grond te blijven staan en de goede aspecten van spiritualiteit te gebruiken voor het verbeteren van het succes van de organisatie. Ik ben van nature nogal nuchter maar ik moet, na diverse ervaringen met dit redelijk omstreden onderwerp, erkennen dat het tot mooie resultaten kan leiden.
In deze blogpost een aantal voorbeelden van deze ervaring. Niets zweverig aan!
Stilte gebruiken
Reflectiemomenten kunnen tijdens teambijeenkomsten tot nieuwe inzichten leiden. Laat iemand bijvoorbeeld eens in stilte nadenken over de wat iemand echt beweegt, wat het leven aantrekkelijk maakt. Zo kan je bijvoorbeeld vragen in gedachten teruggaan naar een moment waarop alles klopte en het positieve gevoel heel sterk was. Ga vervolgens met collega's in gesprek over wat die situatie zo uniek maakte, dat je er nog steeds een goed gevoel over hebt. Grote kans dat daarmee niet alleen zelf inzicht krijgt in hetgeen er moet gebeuren om een positieve wereld voor jezelf en de organisatie te creëren maar dat je daarmee ook verbindingen met collega's aangaat die je tot nu toe nog niet hebt bereikt. Je gaat immers een andere band aan met collega's als je over dit soort gevoelens praat, zonder dat je gedwongen wordt de veiligheid te verlaten. Immers door het tonen van emoties en gevoelens stel je je kwetsbaar op en dat is nog niet voor iedereen een begaanbare weg. Maar juist door over een positieve emotie te spreken, blijf je binnen het veilige gebied.
Ben je eenmaal een stapje verder dan kan je ook je angsten eens bespreekbaar maken: welke obstakels vrees je tegen te komen om die ideale situatie opnieuw te beleven? Wat houd je tegen, waar ben je bang voor? In mijn ervaring leidde dit gespreksonderwerp tot een veel diepere band met collega's. Door de angsten en obstakels te bespreken met mijn collega's, kwamen er al snel oplossingen. Je kunt dit soort gevoelens beter delen met anderen dan er mee rond blijven lopen.
Emotie en gevoel gebruiken
Een gesprek over gevoel en over emoties heeft sowieso een andere diepgang dan de meeste gesprekken die wij in ons werk voeren. Daar zit vaak ook het probleem. Hetgeen ons echt bezighoudt, raakt of emotioneert, komt in het zakelijke gebied vaak niet ter sprake en dat is jammer. Jammer, omdat daarmee er vaak maar een hele oppervlakkige band tussen mensen ontstaat. Met een oppervlakkige band is de samenwerking tussen mensen niet optimaal. Mensen die bereid zijn om sterke banden met elkaar aan te gaan en daarbij bereid zijn om alles te bespreken wat er speelt, werken beter samen en besteden minder tijd aan de aspecten die een samenwerking juist in de weg staan. Ga eens een groepsgesprek aan met de beginvraag: wat heeft je vandaag het meest geraakt? Je zult verbaasd zijn over het effect dat dit binnen de groep heeft.
Dialoog gebruiken
Organisaties worden feitelijk gevormd door een dynamisch web van conversatie. Met dat besef kun je dialoog of conversatie inzetten voor een fundamentele, positieve verandering in de organisatie. Door dialoog in de organisatie in te zetten als strategisch instrument voor verandering wordt niet alleen geïnvesteerd in het intellectuele en sociale kapitaal, maar wordt ook de samenwerking in de organisatie sterk gestimuleerd.
Er zijn voldoende dialoogvormen op internet te vinden om een dergelijk diepe dialoog te stimuleren. Een daarvan is de door mij eerder beschreven 'talking stick' dialoog. Ook over het proces van het 'World café' is voldoende op internet te vinden.
Route 66
Zelf ben ik nog maar een beginneling op dit gebied. We gebruiken bovenstaande elementen in Route 66 binnen het ROC van Amsterdam & Flevoland. Mijn ervaringen tot nu toe zijn uitermate positief. De heidesessies die we in het kader van Route 66 met spirituele elementen hebben doorspekt, leveren mooie momenten en wellicht nog mooiere eindresultaten op. Het is dus de moeite om je te verdiepen in spiritualiteit, zeker als je betrokken bent bij een groot veranderingsproces.
In deze blogpost een aantal voorbeelden van deze ervaring. Niets zweverig aan!
Stilte gebruiken
Reflectiemomenten kunnen tijdens teambijeenkomsten tot nieuwe inzichten leiden. Laat iemand bijvoorbeeld eens in stilte nadenken over de wat iemand echt beweegt, wat het leven aantrekkelijk maakt. Zo kan je bijvoorbeeld vragen in gedachten teruggaan naar een moment waarop alles klopte en het positieve gevoel heel sterk was. Ga vervolgens met collega's in gesprek over wat die situatie zo uniek maakte, dat je er nog steeds een goed gevoel over hebt. Grote kans dat daarmee niet alleen zelf inzicht krijgt in hetgeen er moet gebeuren om een positieve wereld voor jezelf en de organisatie te creëren maar dat je daarmee ook verbindingen met collega's aangaat die je tot nu toe nog niet hebt bereikt. Je gaat immers een andere band aan met collega's als je over dit soort gevoelens praat, zonder dat je gedwongen wordt de veiligheid te verlaten. Immers door het tonen van emoties en gevoelens stel je je kwetsbaar op en dat is nog niet voor iedereen een begaanbare weg. Maar juist door over een positieve emotie te spreken, blijf je binnen het veilige gebied.
Ben je eenmaal een stapje verder dan kan je ook je angsten eens bespreekbaar maken: welke obstakels vrees je tegen te komen om die ideale situatie opnieuw te beleven? Wat houd je tegen, waar ben je bang voor? In mijn ervaring leidde dit gespreksonderwerp tot een veel diepere band met collega's. Door de angsten en obstakels te bespreken met mijn collega's, kwamen er al snel oplossingen. Je kunt dit soort gevoelens beter delen met anderen dan er mee rond blijven lopen.
Emotie en gevoel gebruiken
Een gesprek over gevoel en over emoties heeft sowieso een andere diepgang dan de meeste gesprekken die wij in ons werk voeren. Daar zit vaak ook het probleem. Hetgeen ons echt bezighoudt, raakt of emotioneert, komt in het zakelijke gebied vaak niet ter sprake en dat is jammer. Jammer, omdat daarmee er vaak maar een hele oppervlakkige band tussen mensen ontstaat. Met een oppervlakkige band is de samenwerking tussen mensen niet optimaal. Mensen die bereid zijn om sterke banden met elkaar aan te gaan en daarbij bereid zijn om alles te bespreken wat er speelt, werken beter samen en besteden minder tijd aan de aspecten die een samenwerking juist in de weg staan. Ga eens een groepsgesprek aan met de beginvraag: wat heeft je vandaag het meest geraakt? Je zult verbaasd zijn over het effect dat dit binnen de groep heeft.
Dialoog gebruiken
Organisaties worden feitelijk gevormd door een dynamisch web van conversatie. Met dat besef kun je dialoog of conversatie inzetten voor een fundamentele, positieve verandering in de organisatie. Door dialoog in de organisatie in te zetten als strategisch instrument voor verandering wordt niet alleen geïnvesteerd in het intellectuele en sociale kapitaal, maar wordt ook de samenwerking in de organisatie sterk gestimuleerd.
Er zijn voldoende dialoogvormen op internet te vinden om een dergelijk diepe dialoog te stimuleren. Een daarvan is de door mij eerder beschreven 'talking stick' dialoog. Ook over het proces van het 'World café' is voldoende op internet te vinden.
Route 66
Zelf ben ik nog maar een beginneling op dit gebied. We gebruiken bovenstaande elementen in Route 66 binnen het ROC van Amsterdam & Flevoland. Mijn ervaringen tot nu toe zijn uitermate positief. De heidesessies die we in het kader van Route 66 met spirituele elementen hebben doorspekt, leveren mooie momenten en wellicht nog mooiere eindresultaten op. Het is dus de moeite om je te verdiepen in spiritualiteit, zeker als je betrokken bent bij een groot veranderingsproces.
Abonneren op:
Posts (Atom)