Bye Bye werkkamer: herontdek je bedrijf!

Gemeenteloket bij u thuis
Ik las vandaag een artikel in de Volkskrant over de gemeente Molenwaard. Deze gemeente heeft een zwervende burgemeester zònder eigen luxe werkkamer maar mèt iPad. De gemeente besloot bovendien geen nieuw gemeentehuis te bouwen. Geen burgerloketten, raadzalen, etc. De gemeente komt in plaats daarvan naar de burgers toe. Uw nieuwe rijbewijs wordt thuisbezorgd. De aangifte van een geboorte doe je bij de ambtenaar van de burgelijke stand die bij je op bezoek komt. Het lijkt me als gemeente-ambtenaar geweldig. Niet langer in een saai gemeentehuis met iedere dag dezelfde gezichten om je heen maar lekker het dorp in, op bezoek bij de bewoners. Naar buiten! afwisseling! Weg met efficiëntie en time management. Overigens vinden de raadsvergaderingen plaats op lokatie: in het buurthuis, de bibliotheek, etc. Wel zo handig als je over deze faciliteiten moet vergaderen.

Bevrijdende ervaring
In mijn persoonlijke werkomgeving heb ik een dergelijke, weliswaar minder vergaande, maar toch bevrijdende ervaring opgedaan. Tot een aantal maanden geleden werkte ik in een gebouw waarvan het grootste gedeelte van de kantoren leegstond. Op de etage waar waar ik werkte, waren maar enkele ruimtes in gebruik. Op sommige dagen was ik de hele dag alleen op deze etage. Het enige menselijke contact op zo'n dag verliep via mail en telefoon. Ik kreeg vaak het gevoel dood en begraven te zijn. Vaak had ik aan het einde van de dag een leeg en verloren gevoel. Daaraan kwam een einde door een toevallige samenloop van omstandigheden.

Allemaal naar de begane grond!
We besloten om de vrijwel leegstaande etalages te ontruimen. De werkplekken werden overgebracht naar de begane grond, de enige etage die nog wel redelijk bezet was. We wilden kosten besparen maar ook  het contact tussen de mensen verbeteren. We zouden elkaar vaker treffen bij de koffie-automaat en sneller even bij elkaar langslopen om te overleggen.

Bye Bye werkkamer

Het was gezien de beperkte ruimte niet mogelijk om iedereen een eigen kantoor en vaste werkplek te geven. Er moesten dus ook flexplekken gecreëerd worden. Op zich geen probleem omdat een flink aantal mensen niet altijd op dezelfde locatie werken. Ik werk overigens ook niet iedere dag op deze lokatie en besloot daarom, als initiatiefnemer, maar eens het goede voorbeeld te geven. Ik gaf mijn werkkamer op en maakte vanaf dat moment gebruik van een flexplek. Ik zag er wel een beetje tegen op. Ik lees en schrijf immers veel stukken en deed dat tot voor kort in alle stilte. Ik zou nu te maken krijgen met geluidsoverlast: gesprekken van collega's, radio's en telefoons.

Het is mij vanaf het eerste moment ontzettend goed bevallen. Heb ontdekt hoe ontzettend leuk het is om tussen je collega's te werken. Veel leuker dan altijd maar in je eentje op je eigen kamer. Natuurlijk, ik zoek af en toe de rust. Om te telefoneren of na te denken. Ook zijn sommige dagen zijn gevuld met vergaderingen en gesprekken. Daarvoor hebben we een aantal vergaderruimtes die we kunnen reserveren met behulp van outlook.

Ik heb nu veel meer contact met collega's. Weet sneller wat er gebeurt in het bedrijf, weet beter wat er speelt binnen afdelingen en leer mensen beter kennen. De afwisseling doet me goed. De ene dag werk ik een ochtend thuis, de volgende dag op mijn flexplek in Nieuwegein of Ede. Heb meer plezier in het werk, er wordt veel gelachen op de afdelingen. Krijg bovendien meer begrip voor de problemen waar mensen mee geconfronteerd worden. Daar kan ik dan beter op inspelen.

Ik heb geen papierenstapels meer, geen dossierkast en probeer te werken zonder vergaderstukken. Die zou ik immers allemaal mee naar huis moeten sjouwen.

Paperless?

Ik ben op dit moment druk bezig om mijn persoonlijke organisatie aan te passen aan een flexplek bestaan. Dat valt nog niet mee. Ik ben immers geen Alexander Klöpping. In de volgende blogpost meer over vallen en opstaan met apps op smartphone, MacBook en de iPad.