Kgotla - African Tribal Leadership: Dialoog over de 'droom' van de organisatie

Ervaring met het Kgotla-proces

Eerder schreef ik al over het gedachtengoed van Kgotla’s. De basis voor dit bijzondere proces is het besef dat voor diepgaande en duurzame verbeteringen meer nodig is dan een projectplan van de alwetende leiding van de organisatie. Er is wat mij betreft een paradigma-verschuiving denkbaar, een fundamenteel andere visie op leiderschap, zowel bij de leiders zelf, als bij de leden van de organisatie. De leider moet leren vertrouwen op de wijsheid van de groep. De leden van de organisatie moeten wennen aan het idee dat de leider misschien niet degene is die het beste idee heeft om de plannen te realiseren. Door de dialoog aan te gaan, komt een organisatie vaak tot betere en gedragen besluiten. Binnen Dyade hanteren we inmiddels de principes van de kgotla: tribaal leiderschap door dialoog. Na de zomer zijn we met het proces gestart.

Het kgotla-proces begint met de droom van de leider van de organisatie. De leider van de organisatie vertelt de organisatie wat hij of zij wil bereiken en waarom hij of zij dit wil bereiken. Daarmee krijgt de organisatie betekenis en wordt gewerkt aan zingeving. Dit is een belangrijk startpunt voor het verdere proces omdat daarmee zichtbaar wordt waarom we doen wat we doen. Simon Sinek noemt dit het antwoord op de ‘why?’-vraag.

Droom van Dyade: Dyade is dé uitbestedingspartner van het onderwijs. Zij ondersteunt de schoolleiding met raad en daad en creëert daarmee ruimte voor de schoolleiding om zich te kunnen richten op leerlingen, ouders, docenten en het onderwijs. Daarmee draagt Dyade bij aan de ontwikkeling van het onderwijs in Nederland en daarmee aan de verbetering van de maatschappij.

Hoe realiseren we onze droom?

Gebruikelijk is dat de leider vervolgens een plan ontvouwt over hoe dit bereikt kan worden en probeert draagvlak voor de plannen te verwerven. Het kgotla-proces vertrouwt daarentegen op de wijsheid van de groep. De leider stelt vragen aan alle leden van de organisatie. Vervolgens worden er in groepen antwoorden geformuleerd. De leider luistert aandachtig naar de antwoorden. Dat is soms lastig omdat je als leidinggevende toch al snel geneigd bent om in debat te gaan over hetgeen de groep naar voren brengt. Maar door echt te luisteren en uitsluitend verdiepende vragen te stellen, kom je samen met de groep wel beter tot de kern van hetgeen er moet gebeuren. En dat leidt tot verrassende resultaten.

Vragen van de leider binnen Dyade: Wat moeten we behouden, wat moeten we verbeteren en waar moeten we mee stoppen? Wat heb jij nodig om de droom te realiseren? Hoe kan jij bijdragen aan de kwaliteit van dienstverlening? Hoe kan Dyade zich onderscheiden van concurrenten? Welke nieuwe instrumenten hebben we nodig in onze dienstverlening?

Antwoorden in kunst en metaforen

De antwoorden van de groep zijn vastgelegd in schilderijen. Het maken van de schilderijen stimuleert het creatieve proces (en leidt tot veel plezier!). De schilderijen geven de antwoorden op de vragen op een veel eenvoudiger manier dan antwoorden in de vorm van lange teksten. Het beeld zorgt er bovendien voor dat het verhaal blijft hangen in het geheugen. Mijn kamer staat nu vol met schilderijen waar een verhaal bij hoort. De makers van dat verhaal zijn tijdens de toelichting gefilmd zodat we het hele beeld compleet hebben. Er is dus een mooi naslagwerk ontstaan in beeld en geluid.

Tijdens onze Kgotla zijn er veel mooie antwoorden geformuleerd. Enkele lagen voor de hand, maar er waren veel meer bijzondere antwoorden en schilderijen bij die ons verder helpen in de realisatie van de droom. Zo is er bijvoorbeeld een verrassende metafoor bedacht voor onze dienstverlening. Die dienstverlening kan worden gezien als een Zwitsers zakmes: van goede kwaliteit, betrouwbaar en alles wat je nodig hebt, zit er op. Ook zijn suggesties gedaan om het zakmes van Dyade nog completer te maken.

Dertig besluiten

Op basis van de opbrengsten van de dag, neemt de leiding aan het einde van het proces besluiten op basis van de antwoorden van de groepen.

De leiding van Dyade heeft aan het einde van de dag dertig besluiten genomen op dertien thema’s. Voorbeelden van deze thema’s zijn: de koers van de organisatie, instrumenten in de dienstverlening, bereikbaarheid van de directie, intensivering klantcontact, kennisdeling en opleidingen.

Het behoeft geen betoog dat door dit proces achteraf geen draagvlak hoeft te worden gevonden voor de besluiten. Immers, de medewerkers zijn betrokken geweest in het besluitvormingsproces en hebben dus een duidelijk beeld van de achtergronden van de besluiten. De betrokkenheid bij de besluiten is hoog. Met de besluiten kunnen vervolgens de verdere koers en de strategie worden bepaald.

Procesinrichting

Als je als leider met alle leden van de organisatie, in ons geval circa 250 mensen, in gesprek gaat, vraagt dit uiteraard om een uitstekende voorbereiding en een strak geregisseerd proces. Het proces binnen Dyade heeft plaatsgevonden in een aantal fasen:

• De ‘Identity Navigation’ waarbij de directie en het middenkader in een meerdaagse sessie in gesprek is gegaan over de toekomst, de droom, de onderlinge samenwerking en de vragen voor de Kgotla-bijeenkomst. In deze fase is het belangrijk om vast te stellen of de top van de organisatie helder voor ogen heeft wat zij wil bereiken, welke koers men wil varen.
• ‘Creator training’: Het kgotla-proces wordt gefaciliteerd door de eigen organisatie, dus met zo min mogelijk externen en zo veel mogelijk investeren in eigen personeel. In de creator training zijn collega’s getraind om de dialogen in het proces goed te kunnen begeleiden. De creators helpen tevens nog bij de aanscherping van de droom en de vragen voor de kgotla-bijeenkomst.
• Kgotla: Dit is de dialoogbijeenkomst waar alle leden van de organisatie bij aanwezig zijn en waarbij de droom wordt voorgelegd en de vragen aan de deelnemers worden gesteld. Aan het eind van de dag neemt de leider van de organisatie een aantal besluiten en deelt deze met de organisatie.

Tijdens het proces worden de opbrengsten zeer gedetailleerd geregistreerd opdat altijd weer de achtergronden van de besluiten kunnen worden herleid.

Persoonlijke ervaring

Ik heb als ‘Chief’ van Dyade het hele proces als bijzonder inspirerend ervaren. Het was een verrijking voor mijn persoonlijk leiderschap. Ik heb als leider aan de organisatie kunnen tonen waar ik voor sta en waar ik met de organisatie naar toe wil. Een droom inspireert mensen. Mijn persoonlijk commitment was daarbij erg belangrijk, je kunt als leider laten zien dat je de samenwerking in de organisatie echt belangrijk vindt. Door de werkvormen ontstond tijdens het proces veel energie bij mijn collega’s om bij te dragen aan de toekomst van de organisatie. De deelnemers aan de kgotla hebben dit ervaren als een oprechte uitnodiging om bij te dragen aan de toekomst van de organisatie.

De antwoorden op de vragen zijn soms confronterend en daar voel je je als leider wel eens ongemakkelijk bij: je mag immers tijdens het proces alleen maar luisteren. Er komen ook gevoelens van frustratie boven bij de leden van de organisatie omdat ze bijvoorbeeld in het verleden onvoldoende gehoord zijn. Omdat je als leider alleen maar luistert en je niet verdedigt, werkt dit volgens mij op termijn helend voor de organisatie. Je kunt als leider zichtbaar maken dat je ook dit soort zaken serieus neemt en meeneemt in je besluiten. Je stelt je daarbij bovendien kwetsbaar op en dat wordt zeer gewaardeerd. 

Deze eerste ervaring is voor ons een beginpunt van een groter proces. We blijven in deze dialoogvorm met elkaar in gesprek over de toekomst van de organisatie en hetgeen er moet gebeuren om de droom te realiseren. Dyade voert de eerste, tijdens de kgotla genomen besluiten nu uit. Binnenkort komt het managementteam van Dyade weer bijeen om de ervaringen en de eerste resultaten te delen. We zullen deze komende tijd ook met u blijven delen.

Wilt u verkennen of een Kgotla  ook voor uw organisatie meerwaarde kan bieden? Neem dan contact met mij op (frank.tromp@dyade.nl)